Datenschutzinformationen zur Verarbeitung von Diagnosedaten unserer Maschinen

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz von Daten und der verantwortungsvolle Umgang mit Kundeninformationen haben für DATRON einen hohen Stellenwert. Unsere Maschinen können im laufenden Betrieb technische Informationen erfassen und speichern, die zur Diagnose, Fehleranalyse, Serviceunterstützung und Wiederherstellung der Maschinenfunktion verwendet werden können.

Diese Informationen werden in sogenannten Diagnosedateien zusammengefasst. Diagnosedateien dienen dazu, den technischen Zustand und bestimmte Ereignisse einer Maschine nachvollziehbar zu machen. Sie sind vergleichbar mit einem technischen Protokoll oder einer Art „Flugschreiber“ der Maschine.

Diese Datenschutzinformationen erläutern, welche Daten in Diagnosedateien enthalten sein können, wie diese Daten entstehen, wie sie an DATRON übermittelt werden, zu welchen Zwecken DATRON diese Daten verarbeitet und welche Rechte betroffene Personen haben.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten ist:

DATRON AG
Am Innovationsfeld 1
64372 Ober-Ramstadt
Deutschland
Telefon: +49 6154 63766-0
E-Mail: datenschutz@datron.de

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

CTM-COM GmbH
Marienburgstraße 27
64297 Darmstadt
Telefon: +49 6151 394272
E-Mail: datenschutz@ctm-com.de

4. Was sind Diagnosedateien?

Diagnosedateien sind technische Protokolldateien der Maschine. Sie enthalten Informationen über bestimmte Ereignisse, Zustände und Abläufe auf der Maschine. Diese Daten helfen dabei, den Zustand der Maschine, aufgetretene Fehler oder bestimmte Bedien- und Prozessereignisse nachvollziehen zu können.

Diagnosedateien werden nicht automatisch an DATRON übertragen. Die Datei wird lokal auf der Maschine gespeichert und kann vom Kunden bei Bedarf aktiv erstellt und exportiert werden.

DATRON hat keinen eigenständigen Zugriff auf die Diagnosedatei einer Kundenmaschine. Eine Übermittlung an DATRON erfolgt nur, wenn der Kunde die Datei selbst erstellt, exportiert und an DATRON übermittelt, zum Beispiel im Rahmen einer Serviceanfrage.

5. Wann wird eine Diagnosedatei erstellt?

Eine Diagnosedatei kann grundsätzlich nach Auslieferung der Maschine erstellt werden. Die Erstellung erfolgt nicht automatisch durch DATRON und auch nicht automatisch im Hintergrund durch eine Datenübertragung an DATRON.

Die Erstellung erfolgt durch den Kunden bzw. durch berechtigte Personen auf Kundenseite. Typischerweise wird eine Diagnosedatei dann erstellt, wenn eine technische Fragestellung, ein Fehlerfall oder eine Serviceanfrage vorliegt.

Beispiele für typische Situationen sind:

• eine Fehlermeldung oder Warnmeldung an der Maschine,
• eine unklare Maschinenreaktion,
• eine Störung im Produktionsablauf,
• ein erforderlicher Serviceeinsatz,
• eine Analyse zur Wiederherstellung der Maschinenfunktion,
• der Austausch oder Ausfall eines Maschinenrechners,
• die Wiederherstellung von Maschinenparametern oder Maschinendaten.

6. Wo werden die Daten gespeichert?

Die Diagnosedatei wird zunächst lokal auf der Maschine des Kunden gespeichert.

DATRON hat keine Möglichkeit, diese Daten ohne aktives Zutun des Kunden abzurufen. Dies gilt auch dann, wenn die Maschine in ein Netzwerk eingebunden ist. Eine Übermittlung an DATRON erfolgt nur, wenn der Kunde die Datei aktiv exportiert und an DATRON übermittelt.

Die Übermittlung kann beispielsweise erfolgen:

• per E-Mail,
• über ein Ticketsystem,
• durch Upload in ein bereitgestelltes Serviceportal,
• über einen Datenträger, z. B. USB-Stick,
• im Rahmen einer direkten Servicekommunikation mit DATRON.

7. Welche Daten können in einer Diagnosedatei enthalten sein?

Der genaue Inhalt einer Diagnosedatei hängt von der Maschine, dem Softwarestand, der Konfiguration und dem Nutzungsverhalten des Kunden ab.

Diagnosedateien können insbesondere folgende technische Informationen enthalten:

• Fehlermeldungen,
• Warnmeldungen,
• Systemereignisse,
• Maschinenzustände,
• Informationen zu gestarteten oder beendeten Vorgängen,
• Zeitpunkte bestimmter Maschinenereignisse,
• Maschinenparameter,
• Konfigurationsinformationen,
• Informationen zur Maschinenbedienung,
• technische Daten zur Unterstützung der Fehleranalyse.

Darüber hinaus können Diagnosedateien je nach Nutzung und Konfiguration auch personenbezogene oder personenbeziehbare Informationen enthalten.

Dies kann insbesondere folgende Informationen betreffen:

• Name oder Bezeichnung eines geladenen Programms,
• Name oder Bezeichnung eines ausgeführten Programms,
• Zeitpunkt der Programmausführung,
• Information, ob ein Programm erfolgreich oder nicht erfolgreich beendet wurde,
• Anzahl von Programmausführungen,
• Anmeldezeitpunkt eines Benutzers,
• Abmeldezeitpunkt eines Benutzers,
• Benutzername, sofern die Benutzerverwaltung der Maschine genutzt wird.

Ein Benutzername kann ein technischer Benutzername sein, z. B. „Bediener 1“. Er kann aber auch einen Klarname enthalten, wenn der Kunde seine Benutzer entsprechend anlegt, z. B. „Max Mustermann“.

Auch Programmnamen werden durch den Kunden selbst vergeben. Je nach Benennung können Programmnamen Rückschlüsse auf interne Projekte, Kunden, Werkstücke, Aufträge, Personen oder sonstige geschäftliche Zusammenhänge zulassen.

Beispiele für mögliche Programmnamen:

• „Testprogramm_01“,
• „Bauteil_A_Rev2“,
• „Projekt_4711“,
• „Kunde_XY_Halterplatte“,
• „Musterteil_MaxMustermann“.

DATRON hat keinen Einfluss darauf, wie der Kunde Programme oder Benutzer auf der Maschine benennt.

8. Werden Fräsprogramme an DATRON übermittelt?

Nein. In der Diagnosedatei sind lediglich Informationen über Programmnamen, Ladezeitpunkte, Ausführungszeitpunkte und Statusinformationen enthalten.

Das eigentliche Fräsprogramm des Kunden wird nicht Bestandteil der Diagnosedatei. DATRON erhält über die Diagnosedatei daher keinen Zugriff auf den vollständigen NC-Code, die Werkzeugbahnen oder das eigentliche Bearbeitungsprogramm des Kunden.

Die Diagnosedatei dokumentiert lediglich, dass ein bestimmtes Programm geladen, gestartet, ausgeführt oder beendet wurde.

9. Zu welchen Zwecken verarbeitet DATRON Diagnosedaten?

DATRON verarbeitet Diagnosedaten ausschließlich zu technischen Service- und Supportzwecken sowie zur Sicherstellung und Wiederherstellung der Maschinenfunktion.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

9.1 Fehleranalyse und Eingrenzung von Maschinenfehlern

Diagnosedaten helfen dabei, Fehler oder Störungen an der Maschine nachvollziehen zu können. Der technische Service kann anhand der gespeicherten Ereignisse prüfen, welche Fehlermeldungen, Warnungen oder Systemzustände aufgetreten sind.

Dadurch kann der Fehler häufig schneller eingegrenzt werden.

9.2 Bewertung von Störungen und Serviceanfragen

Bei einer Serviceanfrage kann DATRON anhand der Diagnosedatei besser beurteilen, welche Ursache für eine Störung wahrscheinlich ist und welche Maßnahmen sinnvoll sind.

Dies kann dabei helfen, Rückfragen zu reduzieren und die Bearbeitung der Serviceanfrage zu beschleunigen.

9.3 Vorbereitung von Serviceeinsätzen

Diagnosedaten können helfen, bereits vor einem Serviceeinsatz zu erkennen, welche Komponenten, Ersatzteile oder Werkzeuge voraussichtlich benötigt werden.

Dadurch kann ein Serviceeinsatz effizienter vorbereitet werden. Ziel ist es, Stillstandszeiten beim Kunden zu reduzieren und die Fehlerbehebung möglichst zielgerichtet durchzuführen.

9.4 Wiederherstellung der Maschinenfunktion

Diagnosedateien können auch wichtige Informationen enthalten, die zur Wiederherstellung der Maschinenfunktion benötigt werden.

Dies ist insbesondere relevant, wenn zum Beispiel ein Maschinenrechner ausfällt oder ersetzt werden muss. In solchen Fällen können gespeicherte Maschineninformationen dazu beitragen, die Maschine wieder in einen funktionsfähigen Zustand zu versetzen.

Hierzu können beispielsweise Konfigurationsdaten, Maschinenparameter oder Vermessungsdaten gehören.

9.5 Maschinenbackup und Sicherung technischer Maschineninformationen

Diagnosedaten können zur Sicherung bestimmter technischer Maschineninformationen genutzt werden. Sie können dabei helfen, den Zustand einer Maschine nachvollziehbar zu dokumentieren und bei Bedarf wiederherzustellen.

Dies kann insbesondere bei technischen Defekten, Softwareproblemen oder Hardwareaustausch relevant sein.

9.6 Verbesserung der Servicequalität

DATRON kann Diagnosedaten auch verwenden, um wiederkehrende technische Fehlerbilder besser zu verstehen und die Servicequalität zu verbessern.

Hierbei geht es nicht um eine Bewertung einzelner Bediener, sondern um die Verbesserung technischer Abläufe, Fehlerdiagnosen, Serviceprozesse und Maschinenverfügbarkeit.

10. Verarbeitung im Zusammenhang mit Schwingungsdaten

Neben Diagnosedaten können im Rahmen bestimmter Funktionen oder Serviceleistungen auch technische Schwingungsdaten erhoben bzw. ausgewertet werden.

Schwingungsdaten bestehen aus technischen Messwerten, Zeitreihen, Frequenzinformationen oder grafischen Auswertungen der Maschinenschwingung. Diese Daten enthalten nach ihrem technischen Aufbau keine Namen, Benutzerkennungen, Personalnummern oder sonstige unmittelbar personenbezogene Inhalte.

Schwingungsdaten dienen dazu, den Fräsprozess, die Prozessstabilität, das Schwingungsverhalten der Maschine oder mögliche Optimierungspotenziale besser beurteilen zu können.

Soweit Schwingungsdaten mit Diagnosedaten zeitlich abgeglichen werden, dient dies dem Zweck, technische Ereignisse besser einordnen zu können. Beispielsweise kann dadurch nachvollzogen werden, welche Maschinenereignisse zeitlich mit bestimmten Schwingungsereignissen zusammenfallen.

Die datenschutzrechtlich relevanten Informationen entstehen dabei nicht aus den Schwingungsdaten selbst, sondern können sich aus der Diagnosedatei ergeben, sofern diese personenbezogene oder personenbeziehbare Informationen enthält.

11. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten aus Diagnosedateien erfolgt, soweit personenbezogene Daten betroffen sind, insbesondere auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung.

Als Rechtsgrundlagen kommen insbesondere in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, insbesondere zur Erbringung von Service-, Support- oder Gewährleistungsleistungen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von DATRON oder des Kunden erforderlich ist, insbesondere zur Fehleranalyse, Wiederherstellung der Maschinenfunktion, Verbesserung der Servicequalität und Reduzierung von Maschinenstillständen;
• Art. 28 DSGVO, soweit DATRON personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet und hierfür eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich oder abgeschlossen ist.

Die konkrete rechtliche Einordnung kann abhängig vom jeweiligen Einzelfall, dem Vertragsverhältnis und der Art der beauftragten Leistung variieren.

12. Ist die Bereitstellung der Diagnosedatei verpflichtend?

Die Bereitstellung einer Diagnosedatei an DATRON ist grundsätzlich nicht gesetzlich vorgeschrieben bzw. verpflichtend.

Sie kann jedoch für die Durchführung einer technischen Fehleranalyse, eines Servicefalls oder einer Wiederherstellung der Maschinenfunktion zwingend erforderlich sein.

Wenn der Kunde die Diagnosedatei nicht bereitstellt, kann DATRON die darin enthaltenen Informationen nicht auswerten. Dies kann dazu führen, dass eine Fehleranalyse nicht oder nur eingeschränkt möglich ist.

Mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung sind zum Beispiel:

• längere Bearbeitungszeiten im Servicefall,
• zusätzliche Rückfragen,
• erschwerte Fehleranalyse,
• höhere Wahrscheinlichkeit eines Vor-Ort-Einsatzes,
• erschwerte Vorbereitung von Ersatzteilen oder Servicemaßnahmen,
• eingeschränkte Möglichkeit zur Wiederherstellung bestimmter Maschineninformationen,
• Langfristiger Ausfall des Maschinensystems.

13. Wie werden die Daten an DATRON übermittelt?

Die Diagnosedatei wird durch den Kunden aktiv erstellt und anschließend an DATRON übermittelt.

Eine Übermittlung kann beispielsweise erfolgen:

• per E-Mail,
• über das DATRON Ticketsystem (HelpDesk),
• über einen Upload-Link,
• durch Übergabe an einen Servicemitarbeiter,
• über einen Datenträger.

DATRON ruft Diagnosedateien nicht eigenständig und ohne Freigabe des Kunden von der Maschine ab.

14. Wer hat Zugriff auf die Daten?

Zugriff auf Diagnosedaten erhalten ausschließlich berechtigte Personen, soweit dies für die Bearbeitung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist.

Dies können insbesondere sein:

• Mitarbeitende des technischen Service,
• Mitarbeitende des Technologiezentrums, soweit dies für technische Analyse- oder Supportleistungen erforderlich ist,
• berechtigte Mitarbeitende aus Entwicklung oder Produktmanagement, soweit dies zur technischen Bewertung, Fehleranalyse oder Produktverbesserung erforderlich ist,
• berechtigte IT-Administratoren, soweit dies für Betrieb, Sicherheit oder Administration der Systeme erforderlich ist.

Der Zugriff erfolgt nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit. Das bedeutet, dass nur Personen Zugriff erhalten sollen, die diesen Zugriff für ihre jeweilige Aufgabe benötigen.

15. Werden Daten an Dritte weitergegeben?

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht.

Eine Weitergabe kann ausnahmsweise erfolgen, wenn:

• der Kunde dies ausdrücklich beauftragt oder freigibt,
• die Weitergabe zur Bearbeitung des Supportfalls erforderlich ist,
• gesetzliche Verpflichtungen bestehen,
• technische Dienstleister eingebunden werden müssen, die vertraglich zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz verpflichtet sind.

Soweit Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, erfolgt dies nach den Anforderungen der DSGVO und auf Grundlage entsprechender vertraglicher Regelungen.

16. Speicherdauer und Löschung

Diagnosedaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Dies kann insbesondere für folgende Zwecke erforderlich sein:

• Bearbeitung eines konkreten Supportfalls,
• Nachvollziehbarkeit einer Serviceanfrage,
• technische Fehleranalyse,
• Wiederherstellung der Maschinenfunktion,
• Dokumentation von Servicemaßnahmen,
• Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Aufbewahrungspflichten.

Sobald die Daten für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, werden sie Archiviert.

Sofern Diagnosedaten im Rahmen eines Supportfalls gespeichert werden, erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich für die Dauer des jeweiligen Supportfalls.

17. Vertraulichkeit und Schutz der Daten

DATRON behandelt Diagnosedaten vertraulich.

Zum Schutz der Daten werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt. Dazu gehören insbesondere:

• Zugriffsbeschränkungen,
• Berechtigungskonzepte,
• interne Vertraulichkeitsverpflichtungen,
• geschützte Ablagestrukturen,
• IT-Sicherheitsmaßnahmen,
• organisatorische Vorgaben zum Umgang mit Kundendaten.

Der konkrete Schutzumfang richtet sich nach Art, Umfang, Zweck und Risiko der jeweiligen Verarbeitung.

18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling

DATRON nutzt Diagnosedaten nicht für automatisierte Entscheidungen im Sinne der DSGVO.

Es findet kein Profiling von Maschinenbedienern oder sonstigen natürlichen Personen statt.

Die Auswertung dient der technischen Analyse von Maschinenzuständen, Fehlern, Servicefällen und Prozessereignissen.

19. Verantwortung des Kunden bei Benutzer- und Programmnamen

Der Kunde entscheidet selbst, ob und wie die Benutzerverwaltung der Maschine genutzt wird. Ebenso entscheidet der Kunde selbst, wie Programme, Projekte, Aufträge oder sonstige Inhalte benannt werden.

Da diese Bezeichnungen Bestandteil der Diagnosedatei sein können, empfehlen wir, bei der Benennung von Benutzern und Programmen auf unnötige personenbezogene oder besonders vertrauliche Angaben zu verzichten, soweit diese für den Maschinenbetrieb nicht erforderlich sind.

Beispielsweise kann es sinnvoll sein, technische Benutzerkennungen oder neutrale Programmbezeichnungen zu verwenden, wenn Klarnamen oder vertrauliche Projektbezeichnungen nicht erforderlich sind.

20. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Zur Wahrnehmung dieser Rechte können sich betroffene Personen an DATRON oder an den Datenschutzbeauftragten wenden.

Bitte beachten Sie, dass DATRON gegebenenfalls Nachweise zur Identität der anfragenden Person verlangen kann, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht unberechtigt an Dritte herausgegeben werden.

21. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Die für DATRON zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

22. Hinweise zur Auftragsverarbeitung

Soweit DATRON personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, kann eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich sein.

In einer solchen Vereinbarung können insbesondere geregelt werden:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung,
• Art und Zweck der Verarbeitung,
• Kategorien personenbezogener Daten,
• Kategorien betroffener Personen,
• Rechte und Pflichten des Kunden,
• Rechte und Pflichten von DATRON,
• technische und organisatorische Maßnahmen,
• Regelungen zu Unterauftragnehmern,
• Löschung oder Rückgabe von Daten nach Abschluss der Verarbeitung.

Ob eine solche Vereinbarung im konkreten Fall erforderlich ist, hängt von der jeweiligen Verarbeitungssituation und dem zugrunde liegenden Vertragsverhältnis ab.

23. Zusammenfassung

Diagnosedateien sind technische Protokolldateien der Maschine. Sie werden lokal auf der Maschine gespeichert und nur dann an DATRON übermittelt, wenn der Kunde dies aktiv veranlasst.

Die Diagnosedatei kann je nach Nutzung und Konfiguration personenbezogene oder personenbeziehbare Informationen enthalten, insbesondere Benutzernamen oder vom Kunden vergebene Programmnamen.

DATRON verwendet Diagnosedaten ausschließlich zu technischen Zwecken, insbesondere zur Fehleranalyse, Serviceunterstützung, Wiederherstellung der Maschinenfunktion, Sicherung technischer Maschineninformationen und Verbesserung der Servicequalität.

Das eigentliche Fräsprogramm des Kunden ist nicht Bestandteil der Diagnosedatei.

DATRON ruft Diagnosedateien nicht ohne Freigabe des Kunden von der Maschine ab.

Die Daten werden vertraulich behandelt, nur berechtigten Personen zugänglich gemacht und nicht ohne Grundlage an Dritte weitergegeben.

24. Stand dieser Datenschutzinformation

Stand: 23.06.2026

Diese Datenschutzinformation kann bei Bedarf angepasst werden, insbesondere wenn sich technische Funktionen, Datenkategorien, Verarbeitungszwecke, gesetzliche Anforderungen oder interne Prozesse ändern.